Asi to znáte taky. Miliony úkolů ze všech stran, každý po vás něco chce, termíny hoří, nemáte čas na sebe, na partnera, na sport... Časem se všechno nabalí a vytvoří obrovskou kouli, kterou si hezky tlačíte před sebou, protože prostě nemáte čas ani chuť. Nemáte pocit, že by to aspoň někde ubývalo a při slovech "měl/a bys" dostáváte epileptický záchvat.
Do téhle situace jsem se dostala taky. Dostala jsem se do bodu, kdy nefungovalo snad nic a úkoly jen přibývaly. V naději, že se aspoň něco pohne jsem začínala nový úkoly a ty pak zůstávaly na poloviční cestě, takže výsledkem bylo jen nekonečný zacyklení v nových začátcích a chaos v hlavě. Pak přišel náraz a uvědomění, že jestli se něco nezačne dít, tak se z toho zákonitě zblázním.
A jak dál?
O různých metodách time managementu se toho napsalo víc jak dost. Pro různé systémy a možnosti doporučuji především web Mít vše hotovo. Většinou se však řeší otázky pracovního charakteru, což bylo pro mě málo, chtěla jsem si najít nějaký systém life managementu. Takže jsem otevřela excel a začala tvořit:
Krok 1 - kolik mám vlastně volného času?
V první chvíli jsem chtěla vědět, co je vlastně za ten týden v lidských silách zvládnout. Měla jsem spoustu plánů, spoustu nadšení, které však nakonec ztroskotaly právě na tom, že nebyl čas. Takže jsem otevřela excel a začala vyplňovat. Nejdřív položky, který jsou nutný, tj. zaměstnání (včetně dopravy) a spánek. Pak jsem vypsala další oblasti, který jsou pro mě důležitý a hrubý odhad toho, kolik tomu chci denně/týdně věnovat.
Tabulka vypadá nějak takto:
Touto tabulkou jsem získala jednak přehled, kolik času mám vlastně k dispozici, ale hlavně jsem si udělala jasno, kolik čemu chci věnovat času a kde mám ještě rezervy, kdy se můžu některé aktivitě věnovat, pokud překročím stanovený počet hodin. Ono to pochopitelně není úplně přesné, je potřeba to brát jako orientační přehled.
Krok 2 - jak vlastně sledovat progres?
Bez zpětné vazby, že se člověk pohybuje dopředu, to nejde. Stejně tak ale člověk nemůže dělat milion věcí zaráz. Vytvořila jsem si tedy základní oblasti v mém životě, které chci sledovat a rozvíjet: zdraví, kariéra, majetek, osobní rozvoj a vztahy. V těchto oblastech jsem si specifikovala jednotlivé kategorie, u kterých jsem si určila, jak často je chci vykonávat. Za každý splněný mám pak bodík.
Zdraví:
- sportování - nebo jakýkoliv pohyb. Tzn. i když nejdu do posilovny, ale jdu aspoň 20 minut pěšky, tak mám splněno.
- jídelníček, který dodržuji podle předem daných pravidel
- starost o plet - se kterou jako lupenkář docela bojuju
Kariéra
- project management - oblast, kterou jsem dělala v IBM a která mě hrozně baví. V Kindlu mám PMBOK, takže když se najde chvíle, zkoumám jak o život. Jako splněno beru aspoň 30 minut čtení. Ideálně pokud jednou povede k PMP :)
- topka - nevím, jestli je kategorie Kariéra úplně správná, každopádně se teď věnuju především vypracováním projektu k zámku, což tématicky souvisí.
- pull management - odnož PM v IBM a moje současná profese. Jako splněno beru jakoukoliv aktivitu, která tuto oblast posouvá dopředu, ve které objevuji nové souvislosti.
Majetek
- domeček - tj. práce na mým rozestavěným baráčku. Ať už je to jakékoliv vyřizování, promýšlení plánů či práce samotná - za každý vyřešený úkol je bodík.
- eshopy - práce na mých osobních projektíkách. Sem zahrnuji dlouhodobé plánování, práci na shopech samotných, apod.
- účetnictví - kontrola jak osobních, tak firemních financí na týdenní bázi, analýza toho, za co utrácím, kam peníze odešly a za co je možné šetřit.
Rozvoj
- osobní - sem zahrnuji především práci sama na sobě, věci, které mě posouvají ve vnitřním rozvoji, ať už je to práce s koučem, čtení literatury, vytváření myšlenkových map apod.
- obecný - jakákoliv aktivita, která mi rozšiřuje všeobecný rozhled či studium jazyků.
Vztahy
- rodina - asi netřeba rozepisovat, beru to jako příjemně strávený čas především s mojí mámou, případná pomoc, pokud je potřeba
- kamarádi - opět příjemně strávený čas, který vztahy utuží
V praxi to vypadá nějak takto:
Jak je vidět, barevná políčka znamenají splněno, tmavěšedá nesplňěno. Primitivní pomůcka, ale dokáže slušně motivovat, protože člověk vidí, čemu se věnuje víc, čemu míň a je mu pak líto políčka zanedbávat, takže se rozvíjí rovnoměrně ve všech oblastech. Není důležité mít všechna políčka pořád barevná, ale mít z každé oblasti aspoň jedno (zdraví, kariéra, majetek, osobní rozvoj a vztahy).
Speciální kategorii má pak políčko Nový návyk - když potřebujete nějakým směrem změnit vaše stávající chování. Např. přestat kouřit, začít chodit pěšky atd atd, jako limit mám tři týdny, které považuji za hranici, kdy se nový návyk vytvoří a po této době je hodnotitelný.
V tuto chvíli jsem tedy měla specifikováno, kolik času na jednotlivé aktivity mám a oblasti, kterým se chci věnovat. Jasně, že se celá tabulka bude ještě vyvíjet, budu přidávat, ubírat a slučovat sloupečky. O dalším vývoji budu určitě informovat.
Ale co dělat, když už teď máte hlavu jak balón z nesplněných úkolů? O tom se dočtete v druhé části.
Spešl poděkování Jardovi za zpětnou vazbu a rady:)